Jika anda sering menulis laporan, kertas akademik, atau dokumen profesional, Ciri perubahan trek Word menjadi sekutu yang sangat diperlukanTerima kasih kepada ciri ini, anda boleh menyemak, membetulkan dan merundingkan setiap pengubahsuaian tanpa kehilangan versi asal teks tersebut.
Walaupun ia mungkin kelihatan sedikit mengelirukan pada pandangan pertama, sebaik sahaja anda memahami cara ia berfungsi Ia adalah alat yang sangat mudah yang menjimatkan banyak masa. Apabila beberapa orang mengambil bahagian dalam semakan dokumen, mari kita lihat, langkah demi langkah, cara untuk memanfaatkannya sepenuhnya dari awal, sama seperti pembaca pruf profesional.
Apakah sebenarnya Jejaki Perubahan dalam Word?
Track Changes ialah ciri Word yang merekodkan semua pengubahsuaian yang dibuat pada dokumen: menambah teks, teks yang dipadam, perubahan pemformatan (tebal, saiz, gaya), serta ulasan dan nota daripada pengulas.
Daripada pengubahsuaian secara langsung menggantikan kandungan asal, Word memaparkannya secara visual sebagai tanda semakanPerkara yang anda padamkan mungkin kelihatan dicoret, apa yang anda tambahkan mungkin kelihatan bergaris bawah atau dalam warna yang berbeza, dan perubahan pemformatan ditunjukkan oleh ulasan atau belon di jidar.
Di samping itu, setiap pengulas boleh diberikan warna yang berbeza, supaya Mudah untuk mengenal pasti orang yang membuat setiap perubahan.Ini menjadikan penjejakan perubahan menjadi "sejarah suntingan" sebenar yang lebih jelas dan lebih terurus daripada menyimpan seribu versi fail yang sama.
Penggunaannya meluas dalam pembacaan pruf, penyuntingan gaya, terjemahan, kertas penyelidikan, manual dan, secara amnya, sebarang dokumen yang mesti melalui beberapa tangan sebelum menjadi muktamad.
Mengapa kawalan perubahan patut digunakan
Kelebihan utama adalah ketelusan: Semua pengubahsuaian yang dibuat didokumenkan sepenuhnya.Penulis sentiasa boleh menyemak apa yang telah disentuh, di mana dan mengikut kriteria apa.
Ia juga sangat meningkatkan kerja berpasukan, kerana Ia membolehkan berbilang orang menyemak fail yang sama tanpa bertindih.Setiap orang mengemukakan cadangan mereka, dan kemudian seseorang memutuskan apa yang diterima dan apa yang ditolak.
Dengan berfungsi sebagai rekod berterusan, Ia membolehkan anda "kembali" secara mental dan memahami proses pembetulandengan melihat sebelum dan selepas setiap ayat. Ini mempunyai komponen yang sangat pedagogi: penulis melihat kesilapan mereka dicoret dan penyelesaian yang dicadangkan betul-betul di sebelah mereka.
Akhirnya, ia menghalang kehilangan maklumat penting. Daripada hanya menulis ganti, Semua perubahan yang dicadangkan kekal kelihatan sehingga seseorang menerima atau menolaknya.Tiada yang terpadam tanpa meninggalkan kesan.
Cara menghidupkan dan mematikan perubahan trek dalam Word
Untuk mula menggunakan ciri ini, perkara pertama yang perlu diketahui ialah cara menghidupkan dan mematikannya. Walaupun antara muka mungkin berbeza sedikit antara versi, logiknya adalah sama. Perkataan Moden: Semuanya diuruskan daripada tab Semakan dalam reben atas..
Buka dokumen anda dan pergi ke tab Untuk mengkajiDi sana anda akan melihat butang yang dipanggil "Jejaki Perubahan", kadangkala disertakan dengan menu lungsur dengan "Pilihan Semakan" atau yang serupa. Menekan butang itu mengaktifkan rakaman semua pengubahsuaian.Mulai saat itu, sebarang huruf yang anda padam atau tambah akan ditanda.
Dalam sesetengah versi anda boleh memilih sama ada penjejakan digunakan. untuk semua pengguna dokumen atau hanya untuk sesi andaIni berguna jika berbilang orang berkongsi fail dan anda ingin mengawal siapa yang merekodkan perubahan.
Untuk menyahaktifkannya, prosesnya adalah sama tetapi sebaliknya: Kembali ke tab Semakan dan nyahtanda butang Jejaki PerubahanDengan cara ini, apa-apa sahaja yang anda edit dari masa itu tidak lagi akan direkodkan sebagai semakan.
Perlu diingat bahawa walaupun anda melumpuhkannya, Semua tanda dagangan yang didaftarkan sehingga ketika itu akan kekal kelihatan dalam dokumen sehingga anda menerima atau menolaknya. Melumpuhkan ciri hanya menghalang perubahan baharu daripada direkodkan.
Cara ulasan dipaparkan: penandaan, belon dan kadar pertukaran
Salah satu perkara penting untuk mengelakkan menjadi gila ialah memahaminya Ulasan yang sama boleh dilihat dengan cara yang berbezaWord bukan sahaja merekodkan perkara yang telah anda ubah, tetapi juga membolehkan anda memutuskan cara melihatnya pada skrin.
Dalam tab Untuk mengkaji Anda akan menemui menu (bergantung pada versi, ia mungkin dipanggil "Tunjukkan untuk Semakan" atau sesuatu yang serupa) dari mana anda boleh memilih mod paparan. Anda biasanya akan mempunyai pilihan utama ini, yang hampir sama merentas versi:
- Semakan mudah: Anda melihat dokumen itu hampir seolah-olah ia adalah versi terakhir, tetapi dengan garis atau penanda dalam jidar yang menunjukkan bahawa terdapat perubahan. Sesuai untuk membaca dengan selesa sambil masih mengetahui di mana ia diterbitkan..
- Semua ulasan: Benar-benar semua perubahan ditunjukkan dalam badan teks atau dalam belon di jidar. Ia adalah pilihan yang paling terperinci dan biasanya yang datang secara lalai..
- Tiada ulasan: Dokumen dibentangkan seolah-olah semua perubahan telah diterima, tanpa tanda. Ia hanya untuk memberi anda gambaran tentang rupa teks akhir.Tetapi ulasan masih ada, tersembunyi.
- Asal: Word menunjukkan kepada anda dokumen seperti sebelum anda mula menyemaknya, menyembunyikan sebarang perubahan berikutnya. Sangat berguna untuk membandingkan sebelum dan selepas sepintas lalu.
Selain daripada mod paparan global itu, anda boleh memperhalusi lagi perkara yang anda lihat menggunakan menu Pilihan kawalan perubahan dan semakan atau "Tunjukkan jenama". Di sana anda boleh mengaktifkan atau menyahaktifkan jenis jenama tertentu:
- Sisipan dan pemadaman: Ia membolehkan anda menunjukkan atau menyembunyikan teks yang ditambah dan dipadam. Jika anda hanya mahu melihat perkara yang berubah dari segi kandungan, ini ialah bahagian utama..
- Format: Tandai perubahan seperti tebal, condong, saiz fon atau gaya. Anda boleh mematikannya jika terdapat terlalu banyak penanda visual dan ia mengganggu anda..
- Ulasan belon: Tentukan sama ada perubahan dipaparkan dalam teks atau dalam belon di jidar. Belon membantu menjadikan dokumen lebih mudah dibaca apabila terdapat banyak pembetulan..
- Format belon sahaja: pilihan perantaraan yang hantar hanya pengubahsuaian format kepada belon, meninggalkan sisipan dan pemadaman dalam talian.
- Input pen digital: Pada peranti sentuh atau dengan stylus, anda boleh menunjukkan atau menyembunyikan tanda yang dilukis dengan tangan. Praktikal jika anda membetulkan pada tablet atau skrin sentuh..
Seperti yang anda lihat, dokumen yang sama boleh kelihatan "bersih" atau benar-benar penuh dengan tanda bergantung pada apa yang anda pilih untuk ditunjukkan. Bermain dengan pilihan ini akan membantu anda mengelak daripada terharu semasa menyemak.
Lihat jenama mengikut jenis dan mengikut pengulas
Apabila dokumen melalui beberapa tangan, anda biasanya ingin tahu yang telah menyentuh perkara dan memutuskan perubahan yang perlu dilihat pada bila-bila masaWord juga merangkumi bahagian ini tanpa komplikasi.
Dalam menu "Tunjukkan jenama" yang sama, anda mempunyai pilihan yang dipanggil Pengulas (atau serupa). Apabila anda mengembangkannya, anda akan melihat senarai dengan nama semua orang yang telah bekerja pada fail itu, bersama-sama dengan pilihan "Semua penyemak".
Jika anda menandai atau menyahtanda setiap nama, Anda boleh menapis semakan yang muncul dalam dokumen.Sebagai contoh, anda hanya boleh menunjukkan bukti pembaca pruf untuk melihat dengan tepat apa yang telah mereka lakukan atau menyembunyikan bukti rakan usaha sama tertentu buat sementara waktu jika mereka mengalihkan perhatian anda.
Fungsi ini amat berguna apabila terdapat banyak lapisan semakan: Anda boleh fokus pada satu pengulas pada satu masa, terima atau tolak cadangan mereka, dan kemudian teruskan ke cadangan seterusnya tanpa mencampurkan segala-galanya.
Menggabungkan penapis ini dengan jenis jenama (sisipan, format, dsb.) Anda membuat "pandangan tersuai" anda sendiri bagi ulasan itumengajar anda dengan tepat apa yang anda perlukan pada setiap peringkat kerja.
Terima perubahan satu persatu atau sekaligus.
Saat kebenaran telah tiba: anda telah menerima dokumen yang penuh dengan cadangan dan anda perlu membuat keputusan. apa yang kamu simpan dan apa yang kamu buangItulah gunanya pilihan Terima dan Tolak pada tab Semakan.
Cara paling asas untuk menyemak ialah pergi berubah mengikut perubahan. Anda boleh klik dua kali pada tanda tertentu atau letakkan kursor padanya dan, dalam tab Untuk mengkajiGunakan butang menerimaPerubahan itu akan digunakan pada teks dan penjenamaan akan hilang.
Penawaran kata varian perintah yang samayang patut diketahui:
- Terima dan teruskan ke yang seterusnya: Sahkan perubahan semasa dan gerakkan kursor secara automatik ke tanda seterusnya. Sesuai untuk membersihkan dokumen tanpa kehilangan apa-apa..
- Terima sisipan, terima pemadaman atau terima perubahan: Ia digunakan untuk mengesahkan hanya apa yang telah anda pilih tanpa beralih ke tanda seterusnya..
- Terima semua yang ditunjukkan: Berhati-hati, kerana jika anda menyembunyikan jenama pengulas tertentu, hanya jenama yang sedang anda lihat akan diterima..
- Terima semua perubahan pada dokumen: Ini adalah cara terpantas untuk membersihkan teks setelah anda memutuskan untuk menyimpan semuanya..
- Terima semua dan hentikan penjejakan: Dokumen itu kekal sebagai versi terakhir dan sebarang pengeditan yang anda buat selepas itu tidak lagi dikira sebagai semakan..
Jika pada bila-bila masa anda ingin bertukar kepada jenama lain tanpa membuat keputusan lagi, Anda boleh menggunakan ikon Sebelumnya dan Seterusnya (juga dalam tab Semakan). Ia membolehkan anda menavigasi perubahan dengan mudah.
Tolak perubahan yang tidak meyakinkan anda
Kadangkala penyemak ejaan mencadangkan menukar ayat, tetapi anda lebih suka membiarkannya seperti sedia ada. Dalam kes tersebut, Menolak perubahan akan mengembalikan teks kepada versi asalnya.seolah-olah ia tidak pernah disunting.
Prosedur ini hampir sama dengan menerima: anda memilih perubahan yang anda ingin putuskan (dengan mengklik padanya atau bergerak dengan Sebelum/Seterusnya) dan gunakan butang Tolak pada tab Semakan.
Sekali lagi, mereka ditawarkan pilihan untuk menyesuaikan diri dengan cara kerja anda:
- Tolak dan teruskan ke yang seterusnya: Ini adalah cara paling mudah untuk menyemak keseluruhan dokumen secara berurutan..
- Tolak sisipan, tolak pemadaman atau tolak perubahan: tanpa berpindah ke jenama seterusnya.
- Tolak semua yang ditunjukkan: Jika anda mempunyai penyemak atau jenis jenama tertentu yang ditapis, hanya mereka yang akan dialih keluar..
- Tolak semua perubahan pada dokumen: Gunakannya hanya apabila anda benar-benar pasti bahawa anda tidak mahu menyimpan sebarang pembetulan..
- Tolak semua dan hentikan penjejakan: meninggalkan fail seolah-olah alat itu tidak pernah diaktifkan.
Seperti yang anda lihat, Word membenarkan kedua-dua semakan yang sangat terperinci, menerima atau menolak satu demi satu dan keputusan global secara pukal. Kuncinya adalah untuk menggabungkan pilihan bergantung pada sejauh mana anda berada dalam semakan..
Komen: penjelasan, soalan dan nota
Selain menukar teks, ia sering diperlukan terangkan mengapa perubahan dicadangkan atau mengemukakan soalan kepada pengarangItulah gunanya ulasan, dan ia seiring dengan penjejakan perubahan.
Untuk memasukkan ulasan baharu, pilih dengan tetikus anda perkataan, frasa atau perenggan yang anda ingin ulas, dan kemudian, dalam tab Untuk mengkaji, Klik pada Komen baruGelembung pertuturan akan dibuka di jidar kanan tempat anda boleh menulis nota anda.
Komen ini tidak mengubah suai teks secara langsung: Ia berfungsi seperti nota melekit digital yang dilampirkan pada dokumen., sangat berguna untuk menjelaskan keputusan pembetulan, menunjukkan kemungkinan kekaburan atau bertanya sesuatu kepada pengarang.
Apabila pengarang membalas atau tidak lagi relevan untuk menyimpan nota, ia boleh dipadamkan. Untuk memadam ulasan tertentu, klik padanya untuk memilihnya, kemudian tekan kekunci anak panah. tiga titik atau menu konteks dan pilih pilihan Padamkan benang atau "Padam ulasan".
Jika anda lebih suka melakukan pembersihan pada penghujungnya, anda boleh menunggu sehingga anda menyelesaikan semakan dan, daripada tab Semakan yang sama, padam semua komen daripada dokumen itu sekali gusTetapi pertama-tama, pastikan tiada soalan yang tertunggak.
Lihat, sembunyikan dan sesuaikan ulasan untuk pengalaman kerja yang lebih selesa.
Dalam dokumen yang panjang atau banyak disemak, mudah untuk teks berakhir dengan warna, garis bawah dan buih pertuturan di mana-mana sahaja. Dalam kes tersebut, Menyembunyikan beberapa maklumat buat sementara waktu membantu anda membaca dengan lebih mudah.
Cara cepat ialah menggunakan menu "Tunjukkan untuk semakan" dan pilih Semakan mudah atau pun "Tiada semakan" semasa melakukan bacaan umum. Jenama masih ada, tetapi ia tidak mengganggu anda secara visual..
Satu lagi alat yang sangat berkuasa adalah dalam Paparkan pilihan jenamadi mana anda boleh melumpuhkan jenis perubahan tertentu (contohnya, pemformatan) untuk memfokuskan pada kandungan semata-mata. Ini mengelakkan perasaan "bising" apabila terdapat terlalu banyak pengubahsuaian kecil.
Jika anda menyemak dokumen yang telah dikembalikan kepada anda diperbetulkan, strategi yang sangat praktikal ialah yang berikut: Semak dari awal, terima atau tolak hanya perkara yang anda tidak bersetuju.tanpa bimbang untuk menerima segala-galanya.
Apabila anda selesai dan anda jelas tentang perkara yang anda kekalkan sama seperti yang asal, anda boleh menggunakan pilihan Terima semua perubahan pada dokumen untuk menggunakan semua pembetulan lain sekaligus. Dengan cara ini anda mengelak daripada mengklik "Terima" pada setiap ayat Dan anda menjimatkan masa otak anda.
Bandingkan dua versi dokumen yang sama dalam Word
Sebagai tambahan kepada penjejakan perubahan "klasik", Word menyertakan ciri yang sangat berkuasa yang dipanggil BandingkanIa digunakan untuk mengesan perbezaan antara dua fail yang, pada pandangan pertama, kelihatan hampir sama.
Bayangkan anda mempunyai versi yang anda hantar seminggu yang lalu dan satu lagi yang telah dikembalikan seseorang kepada anda dengan pengeditan yang dibuat tanpa menggunakan perubahan runut. Dengan alat ini, Anda boleh menjana dokumen ketiga di mana Word menandakan apa yang telah berubah dari satu ke yang lain..
Untuk menggunakannya, pergi ke tab Untuk mengkaji dan tekan pada arahan BandingkanKotak dialog akan dibuka di mana anda mesti memilih:
- Fail yang dipertimbangkan dokumen asal.
- Fail yang akan menjadi dokumen yang disemak.
Anda klik OK dan Word menjana fail baharu di mana Semua perbezaan kelihatan ditandakan seolah-olah ia dibuat menggunakan kawalan perubahan.: menambah teks yang digariskan, teks yang dipadam dicoret, dsb.
Di sebelah kanan skrin anda boleh melihat, jika anda mahu, dokumen asal dan versi yang disemak dalam tetingkap berasingansupaya anda bekerja dengan ketiga-tiga pada masa yang sama: yang asal, yang diubah suai dan yang menunjukkan perbezaan.
Jika pada bila-bila masa anda tidak melihat kedua-dua versi sampingan tersebut, anda boleh kembali ke menu Bandingkan dan gunakan pilihan Tunjukkan dokumen sumber, memilih "Tunjukkan kedua-duanya". Dengan cara ini anda sentiasa mempunyai tiga lapisan yang jelas: sebelum, selepas dan perbandingan.
Penggunaan profesional penjejakan perubahan: pembacaan pruf dan gaya
Dalam dunia penerbitan dan pembacaan pruf, penjejakan perubahan bukanlah sesuka hati, secara praktikalnya kewajipan profesionalIa digunakan dalam kedua-dua pembetulan ortotipografi (kesilapan, aksen, tanda baca, peraturan gaya) dan dalam pembetulan gayadi mana cadangan lebih subjektif.
Kelebihan besar alat ini ialah mereka membenarkan pengarang membuat keputusan yang mana cadangan untuk diterima dan yang mana untuk ditolak.Jika pembaca pruf mencadangkan merumuskan semula keseluruhan perenggan untuk kejelasan, tetapi anda merasakan nuansa hilang, tolak sahaja perubahan khusus itu dan simpan versi anda.
Pada masa yang sama, fakta bahawa teks asal dipalang dan cadangan itu muncul di sebelahnya menjadikannya penulis boleh belajar dari kesilapannyaAnda boleh melihat dengan jelas apa masalah itu dan bagaimana ia diselesaikan.
Biasanya, profesional menyerahkan dokumen dengan semua kawalan perubahan didayakan: Dengan cara ini pelanggan boleh menyemak titik demi titik apa yang telah dilakukandan mempunyai ketenangan fikiran bahawa tiada pengubahsuaian telah dibuat "membuta tuli".
Dalam pembetulan yang sangat subjektif (gaya, nada, struktur perenggan), perubahan trek juga melindungi pembaca pruf, kerana Jelaskan bahawa cadangan itu hanya itu, cadangan.dan bahawa pengarang sentiasa mengekalkan perkataan terakhir.
Menguasai ciri Word ini bukan sahaja menambah baik dokumen anda, tetapi ia sangat memudahkan komunikasi antara pengarang, pembaca pruf, penterjemah dan sesiapa sahaja yang terlibat dalam proses semakanSebaik sahaja anda memahaminya, anda jarang menghantar teks "mentah" tanpa penjejakan perubahan.
