OneDrive telah menjadi salah satu alat paling popular untuk menyimpan dan berkongsi fail dalam awan., baik pada peringkat peribadi dan profesional. Terima kasih kepada penyepaduannya dengan Microsoft 365, keupayaan penyegerakannya, dan pilihan kerjasama lanjutannya, OneDrive membolehkan anda mengurus dokumen dan folder anda dari mana-mana sahaja dan dengan keselamatan yang lengkap. Apabila persekitaran kerja dan kerjasama digital berkembang, memahami keupayaan, batasan dan amalan terbaik OneDrive adalah kunci untuk memanfaatkannya sepenuhnya, baik untuk perniagaan mahupun individu.
Dalam baris berikut anda akan menemui secara terperinci Cara menggunakan OneDrive untuk menyimpan fail anda dengan cekap, menyediakan akses dan perkongsian dokumen dan folder, perbezaan antara OneDrive dan penyelesaian Microsoft lain seperti SharePoint dan petua penting untuk melindungi maklumat yang anda muat naik ke awan. Daripada mengurus ruang dan penyegerakan dengan peranti anda kepada mengawal kebenaran, menghantar pautan selamat dan kerjasama masa nyata, berikut ialah panduan yang komprehensif dan terkini dengan petua, ciri dan pengesyoran terbaik.
Apakah OneDrive dan untuk apa ia?
OneDrive ialah perkhidmatan storan awan daripada Microsoft, direka untuk membolehkan anda menyimpan fail (foto, dokumen, video, dsb.), mengaksesnya daripada sebarang peranti dan berkongsinya dengan mudah dan selamat dengan orang lain. Penyepaduannya dengan aplikasi Windows dan Microsoft 365 menjadikannya pilihan pilihan untuk kedua-dua pekerja jauh dan mereka yang mencari sandaran untuk fail peribadi mereka.
Penggunaannya meluas daripada peringkat individu ke peringkat profesional, menawarkan ciri khusus perniagaan seperti peningkatan kapasiti, keselamatan yang dipertingkatkan, penyepaduan dengan SharePoint dan Pasukan serta pengurusan berpusat. Ini membolehkan anda menyimpan dan menyusun fail peribadi anda secara peribadi, tetapi juga membolehkan aliran kerja kolaboratif di dalam dan di luar organisasi anda.
Selain itu, OneDrive mempunyai ciri lanjutan seperti:
- Penyegerakan fail automatik antara peranti, untuk bekerja secara tempatan dan dalam awan tanpa bimbang tentang kehilangan maklumat.
- Akses dan edit fail dalam masa nyata dengan orang lain, terima kasih kepada penyepaduan dengan Word, Excel, PowerPoint dan apl lain.
- Pilihan kawalan akses terperinci: Anda boleh menetapkan siapa yang boleh melihat, mengedit atau memuat turun setiap fail atau folder.
- File Versioning untuk memulihkan suntingan sebelumnya atau memulihkan maklumat yang rosak atau terpadam secara tidak sengaja.
Cara menyimpan fail pada OneDrive: langkah, pengesyoran dan had
Al muat naik fail ke OneDrive, ini kekal disimpan secara peribadi sehingga anda memutuskan untuk berkongsinya. Ini memberi anda kawalan sepenuhnya ke atas maklumat anda dan fleksibiliti untuk menyusunnya mengikut folder atau projek mengikut keperluan anda.
Untuk menyimpan fail anda pada OneDrive, hanya log masuk dengan akaun Microsoft anda, sama ada peribadi, tempat kerja atau sekolah. Daripada web, Windows File Explorer, atau apl mudah alih, anda boleh memuat naik dokumen, imej, video atau malah keseluruhan folder. Kebanyakan rancangan Microsoft 365 termasuk 1 TB storan bagi setiap pengguna. Dalam persekitaran perusahaan, pentadbir boleh meningkatkan had ini sehingga 5 TB atau lebih jika terdapat permintaan yang tinggi untuk ruang, semuanya tanpa kos tambahan dalam kebanyakan kes.
Antara kelebihan menyimpan dalam awan ialah:
- Akses merentas platform: daripada komputer, komputer riba, telefon bimbit dan tablet.
- Penyegerakan automatik: Sebarang perubahan yang anda buat ditunjukkan pada semua peranti anda.
- keselamatan yang diperkukuh: penyulitan data, pengesahan berbilang faktor, perlindungan antivirus, dan keupayaan untuk menetapkan kata laluan untuk pautan yang dikongsi.
Perlu diingat bahawa walaupun anda boleh memuat naik hampir semua jenis fail, terdapat beberapa sekatan mengenai nama fail, aksara terlarang dan saiz fail individu maksimum. Ini amat relevan dalam konteks perniagaan yang kompleks, di mana adalah dinasihatkan untuk menyemak had rasmi untuk mengelakkan masalah.
Bila hendak menggunakan OneDrive dan bila SharePoint lebih baik?
Salah satu keraguan yang paling biasa ialah mengetahui Bila hendak menggunakan OneDrive dan bila hendak menggunakan SharePoint, kerana kedua-dua platform berkait rapat tetapi mempunyai tujuan yang berbeza dalam Microsoft 365.
OneDrive menjurus kepada penyimpanan dan pengurusan fail individu.. Ia sesuai untuk dokumen peribadi, draf, maklumat sulit atau mana-mana fail yang tidak memerlukan kerjasama berterusan. Gunakannya apabila anda ingin bekerja pada projek sahaja atau berkongsi fail secara ad hoc di dalam atau di luar organisasi anda.
SharePoint, sebaliknya, direka bentuk untuk kerjasama pasukan dan bekerja pada dokumen yang dikongsi.. Strukturnya membolehkan berbilang pengguna memiliki dan mengurus fail, memudahkan penciptaan ruang terpusat, tapak pasukan dan aliran kerja dokumen. Ia adalah pilihan pilihan untuk fail yang perlu diedit dan diakses oleh berbilang jabatan atau kumpulan kerja secara berulang.
Adalah penting untuk menentukan dengan jelas keperluan anda untuk memilih platform yang paling sesuai dengan mereka.
Pilihan untuk berkongsi fail dan folder dalam OneDrive
Berkongsi fail atau folder pada OneDrive ialah salah satu ciri bintangnya. Ia membolehkan anda menghantar dokumen, pembentangan, imej atau apa-apa bahan lain kepada kolaborator, pelanggan atau rakan dengan cara terkawal dan diperibadikan. Selain itu, anda boleh memutuskan sama ada mereka yang menerima pautan hanya boleh melihat kandungan, mengeditnya atau memuat turunnya.
Proses ini adalah intuitif dan fleksibel:
- Daripada web atau apl OneDrive, pilih fail atau folder yang ingin anda kongsi (anda boleh memilih berbilang fail sekaligus).
- Klik pada saham. Tetingkap akan dibuka di mana anda boleh menjana pautan atau menjemput orang secara terus dengan memasukkan alamat e-mel mereka.
- Anda boleh mengkonfigurasi kebenaran pautan itu secara terperinci:
– Benarkan penyuntingan, supaya mereka boleh mengubah suai fail.
– Baca sahaja, jika anda lebih suka mereka melihat atau memuat turun kandungan sahaja.
– Sekat muat turun untuk mengelakkan fail daripada disimpan secara setempat.
– Tetapkan tamat tempoh pautan, sesuai untuk dokumen sensitif atau kerjasama sementara.
– Lindungi kata laluan akses, yang menambah lapisan keselamatan tambahan. - Sebaik sahaja anda telah menyediakan pautan, anda boleh menghantarnya melalui e-mel, mesej teks atau mana-mana saluran lain yang anda suka, dan anda juga boleh menyesuaikan mesej yang mengiringi pautan itu.
Pengguna juga boleh mengurus dan mengedit folder kongsi daripada OneDrive mereka sendiri, menjadikannya lebih mudah untuk mengatur projek dan bekerjasama.
Bergantung pada tahap akses yang anda berikan, anda mempunyai pilihan yang berbeza:
- Mana-mana: buka akses kepada sesiapa sahaja yang mempunyai pautan, walaupun ia dimajukan.
- Orang dalam organisasi anda: Hanya pengguna dalaman syarikat akan dapat mengakses.
- Pengguna dengan akses sedia ada: untuk memajukan hanya kepada mereka yang sudah mempunyai kebenaran sebelumnya.
- Orang tertentu: membolehkan anda menentukan kebenaran untuk pengguna tertentu menggunakan alamat e-mel mereka.
Menyemak dan mengurus kebenaran secara berkala adalah penting untuk mengekalkan keselamatan dan privasi fail anda..
Ciri OneDrive lanjutan: penyegerakan, Fail Atas Permintaan dan kawalan lebar jalur
OneDrive bukan sahaja menonjol untuk kapasiti penyimpanan dan perkongsiannya, tetapi juga untuk penyepaduan mendalamnya dengan Windows dan aplikasi lain, membolehkan pengalaman yang lancar dan produktif.
Salah satu fungsi yang paling penting ialah fail penyegerakan. Dengan pelanggan dipasang, anda boleh mengusahakan fail anda secara setempat, dan semua perubahan secara automatik ditunjukkan dalam awan, membolehkan anda terus bekerja merentas peranti tanpa kehilangan.
Untuk mengoptimumkan ruang cakera, OneDrive menawarkan ciri tersebut Fail atas permintaan: Anda akan melihat semua fail dan folder anda dalam Explorer, tetapi hanya fail dan folder yang anda buka atau tandakan untuk sentiasa tersedia secara setempat akan dimuat turun. Ini menggalakkan pengurusan storan yang cekap dan memastikan pasukan anda tangkas.
Dalam persekitaran dengan trafik data yang tinggi, anda juga boleh mengehadkan jalur lebar untuk penyegerakan, mengelakkan ketepuan rangkaian atau menjejaskan prestasi keseluruhan sistem.
Minta fail dan uruskan kerjasama
Satu lagi ciri berguna, terutamanya dalam tetapan profesional, ialah Minta fail. Membolehkan anda menjemput orang lain untuk memuat naik dokumen tertentu ke folder tanpa memberi mereka akses penuh ke ruang anda. Hanya pilih folder, klik "Minta Fail," dan kongsi URL yang dijana. Ia sesuai untuk mengumpul laporan, kerja atau dokumen daripada rakan usaha sama yang berbeza di lokasi terpusat.
Ia menjadikannya lebih mudah untuk mengatur dan menjejaki projek, mengelakkan fail yang bertaburan merentasi berbilang e-mel atau di lokasi yang berbeza.
Amalan terbaik untuk melindungi maklumat anda: keselamatan dan privasi dalam OneDrive
Melindungi fail anda dalam OneDrive memerlukan konfigurasi yang teliti dan amalan terbaik:
- Pengesahan berbilang faktor: Kuatkan keselamatan dengan mendayakan kaedah ini dan menggunakan kata laluan yang kukuh.
- Keizinan dan peranan khusus: Hadkan akses kepada mereka yang benar-benar perlu melihat atau mengedit fail sahaja.
- Perlindungan tamat tempoh dan kata laluan: Tetapkan had masa untuk pautan kongsi dan gunakan kata laluan untuk pautan sensitif.
- Pemantauan aktiviti: Semak siapa yang mengakses fail anda dan tindakan yang mereka ambil untuk mengesan aktiviti yang mencurigakan.
- Penyulitan dalam transit dan dalam keadaan rehat: tahap keselamatan tambahan untuk data yang disimpan dan dihantar.
- Keselamatan peranti mudah alih: Gunakan PIN atau kunci biometrik untuk melindungi akses apl.
Ia juga penting untuk mendidik pengguna tentang amalan selamat, seperti mengelakkan perkongsian pautan sembarangan dan mengiktiraf percubaan pancingan data, untuk meminimumkan risiko.
Dalam persekitaran korporat, penggunaan perkhidmatan storan awan lain boleh dihadkan atau dikawal untuk mengekalkan keselamatan organisasi secara keseluruhan.
Mengurus dan memantau ruang storan dalam OneDrive
Kawal penggunaan ruang simpanan adalah kunci untuk mengekalkan prestasi optimum. Daripada Tetapan, anda boleh menyemak jumlah ruang yang anda ada dan mengurus fail lama atau besar yang anda tidak perlukan lagi.
Pengguna Microsoft 365 biasanya mempunyai kapasiti yang mencukupi, tetapi jika anda mengendalikan jumlah yang besar, anda boleh meminta sambungan sehingga 5 TB bagi setiap pengguna, dan lebih banyak lagi jika perlu.
Jangan lupa untuk menyemak versi fail sebelumnya dan membersihkan sampah anda secara berkala, kerana kawalan versi boleh mengambil ruang tambahan. Ini membantu memastikan storan anda teratur dan mengelakkan kos yang tidak dijangka.
